Kongresstjänster

Vill Du helst bara svara för programmet och låta någon annan ta hand om det praktiska?
Med vår mångåriga erfarenhet från olika typer av kongresser ger vi starkt stöd åt organisationskommittén under förberedelser och genomförande.
Bland våra viktigaste bidrag till Ditt arrangemang är vår stora erfarenhet av BUDGET och TIDPLANER för att säkerställa att allt fungerar.

Vad kan Destination Öresund som professionell kongressarrangör göra?

Vill Du bara ha hjälp med registrering & betalning och kanske hotellbokning och sköta resten själv? Det kan vi självfallet också hjälpa till med!

Annars kan vi hjälpa Dig med det mesta!

Arrangören svarar alltid för programinnehållet och första kontakten med föreläsarna. Allt annat kan vi åta oss om Du så önskar.

• Nätbaserad registrering och bekräftelse av anmälan och betalning
• Fakturering, bokföring och redovisning, skatter och avgifter

• Budget och fortlöpande revidering/ekonomisk uppföljning

• Tidplaner och kontinuerlig uppföljning och revidering
• Bokning av hotellrum, lokaler och transporter
• Deltagarlistor och namnbrickor
• Kvällsaktiviteter och sociala arrangemang
• Layout och tryck av First Announcement och Inbjudan, program/abstraktbok
• Hemsida för kongressen
• Nätbaserad abstrakthantering från inskick (submission) till bedömning och abstraktbok!
• Utställare & sponsorer; införsäljning och allt praktiskt
• Kongressekretariat både före och under kongressen

• Deltagarhantering över Internet
• Hotellbokning över Internet
• Abstractshantering över Internet

Deltagarhantering över internet

En av hörnpelarna i vårt datastöd utgörs av vårt datasystem för "on-line" registrering av deltagare över internet.

INTERNETBASERADE ANMÄLNINGSFORMULÄR
För alla våra möten ingår utan extra kostnad konstruktion och uppsättning av ett formulär för "on-line" deltagaranmälan över internet.
Formuläret driftsätts på webbserver för en effektiv och korrekt hantering av de anmälningar som kommer in.

AUTOMATISKA E-POSTBEKRÄFTELSER
Vårt deltagarregistreringssystem innehåller funktioner för en effektiv distribution av faktura och bekräftelser via e-post. Deltagare får därför faktura och bekräftelse av att betalning mottagits per e-post med en bifogad pdf-fil. Detta sparar pengar åt våra kunder och det ökar servicegraden till deltagarna.
Har deltagaren anmält separat fakturaadress, vanligt numera, skickar vi fakturan dit manuellt.

FJÄRRUPPKOPPLING "ON-SITE"
Under mötets genomförande på plats tar vi med egen datautrustning för fjärruppkoppling till vårt bokningssystem. Lösningen möjliggör registrering direkt på plats av nya deltagare, sista-minuten-ändringar och ombokningar av deltagare på plats, och ger en kontinuerligt uppdaterad deltagarstatistik och möjlighet till utskrifter av olika rapporter direkt på plats.

ÖVRIGT
Alla funktioner ovan vilar på vårt beprövade och stabila grundsystem för deltagarregistrering. Systemet innehåller en mängd funktioner för en effektiv hantering och kontroll av möten. Bland de mest väsentliga funktionerna kan följande nämnas:
- Bokning av olika delaktiviteter
- Hantering av samtliga betalningssätt, dvs faktura, banktransfer och kreditkort
- Fullständig momshantering och bokföring/redovisning

Som projektledare kan du följa anmälningsläget på Internet on-line med hjälp av en länk och lösenord.

Kostnaden för deltagarhanteringen ingår i deltagaravgiften.

Hotellbokning

Vi bokar hotell, avtalar priser och får en bokningskod. Vi lägger information på hemsidan om hotell, priser, telefon och e-post/hemsida till hotellet samt bokningskod.

Varje deltagare bokar och betalar själv sitt boende.

På hemsidan läggs en karta över kongressorten med aktuella hotell samt kongresslokal och plats för sociala arrangemang inlagt.

Abstractshantering över internet

Vi kan även erbjuda Dig en heltäckande lösning för hantering av samtliga steg i Din abstractshantering  över internet. Även i våra abstractssystem överförs all abstractsdata och all övrig bearbetning som sker över internet automatiskt till vårt abstractssystem för en hög kvalitet och säkerhet.

INTERNETBASERADE FORMULÄR FÖR INLÄMNING
För alla våra möten ingår utan extra kostnad konstruktion och uppsättning av ett formulär för direkt "on-line" abstractsinlämning över internet.

I våra formulär kan författarna antingen
1. Skriva direkt eller klippa och klistra in sitt abstract i formuläret
2. Bifoga abstractet i form av en fil (Word, pdf etc.).
Val av metod (samma för alla) beror bland annat på svårighetsgraden för de formler, tecken etc. som ingår i abstracten.

Formulären driftsätts på webbserver som integrerats med vårt abstractssystem för en effektiv och korrekt hantering av de abstracts som kommer in. Vår lösning innebär också att övrig webbaserad information, som tex instruktionerna för abstractsförfattarna, kan publiceras i mötets webbaserade program. Åtkomst till formuläret på vår webbserver erhålls genom en länk i programmet.

AUTOMATISKA E-POSTBEKRÄFTELSER
Vårt abstractssystem innehåller även funktioner för en effektiv distribution av bekräftelser via e-post (som alternativ till dyra utskick via ordinarie post). Författaren får därför bekräftelse per e-post med ett dokument som har formen av ett brev. För att säkerställa kontakten med författaren begär vi alltid två e-postadresser.
Vid olika tidpunkter bekräftar vi de olika stegen i hanteringen (mottagning, bedömning samt tilldelning av sessioner).

EN MYCKET FLEXIBL MODUL FÖR INTERNETBASERAD BEDÖMNING
För alla våra möten ingår utan extra kostnad uppsättning och drift av en modul för internetbaserad bedömning av abstracts. Vi kan hantera olika varianter av såväl enkel bedömning (godkänd/avvisad) som poängbedömning. För bedömarna kan ett antal kontroller dessutom sättas upp för byten av ämnen och önskat presentationssätt mm. Alla bedömare får personliga användarnamn och lösenord för upprätthållande av full säkerhet.

SMIDIG PROGRAMLÄGGNING DIREKT I ABSTRACTSYSTEMET SPAR TID
Efter avslutad bedömning sker programläggning (sessionsläggning) i vårt abstractssystem. Slutprodukten blir ett färdigt program. Programmet kan överföras i lämpliga filformat för tryck.

ÖVRIGT
Alla funktioner ovan vilar på vårt beprövade grundsystem för abstractshantering. Systemet innehåller en mängd funktioner för en effektiv hantering och kontroll av abstracts. Bland de mest väsentliga funktionerna kan följande nämnas:
- Komplett författarhantering med en mängd attribut och indelningar
- Hantering av ämnesval, sessionstyper, sessioner mm
- Brev- och e-postrutiner för samtliga medverkande.
- Utvecklade och snabba programläggningsfunktioner
- Rapportgenerator för anpassade utskrifter och dataexport